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萬基控股辦公自動(dòng)化系統(tǒng)上線了

2015年11月02日 2510
萬基控股辦公自動(dòng)化系統(tǒng)經(jīng)過設(shè)備技術(shù)信息部門和合作單位近兩個(gè)多月的努力,終于上線了。
1、使用辦公自動(dòng)化的好處
1)辦公自動(dòng)化上線后,各種報(bào)告、報(bào)表、合同、材料計(jì)劃、文檔資料不再使用紙質(zhì)打印、不再安排人員到處找有關(guān)人員簽字。全部實(shí)現(xiàn)個(gè)人電腦上輸入后,經(jīng)網(wǎng)絡(luò)送達(dá),簽字確認(rèn)人員在電腦前確認(rèn)即可。就算是出差在外的人員,無須回公司,只要身邊有網(wǎng)絡(luò)、有電腦、有手機(jī)即可辦公,極大地提高了辦公效率。
2)辦公自動(dòng)化實(shí)施后,密切了各項(xiàng)業(yè)務(wù)辦理人員的業(yè)務(wù)關(guān)系,以前是模糊的業(yè)務(wù)流程、不清楚該項(xiàng)業(yè)務(wù)是誰,在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)里都是明確的清晰地。
3)以前業(yè)務(wù)辦理,流程走到了哪一步,結(jié)果怎樣,信息反饋較慢。辦公自動(dòng)化實(shí)施后這些信息在流程發(fā)起人的電腦上隨時(shí)可以查看,及時(shí)掌握業(yè)務(wù)辦理情況。并且可以對(duì)很久以前辦理的每一項(xiàng)業(yè)務(wù)都能查詢,了解當(dāng)時(shí)該項(xiàng)業(yè)務(wù)在辦理時(shí)的各種信息,各級(jí)審批人員的意見等。
2、使用辦公自動(dòng)化應(yīng)注意的事項(xiàng)
1)每個(gè)需要使用辦公自動(dòng)化的人員都有一個(gè)用戶名,使用的時(shí)候使用自己的用戶名和密碼登錄辦公系統(tǒng),設(shè)備技術(shù)信息負(fù)責(zé)將用戶名和密碼分批次發(fā)放到各位使用人員手中,由于用戶名和密碼關(guān)系到你在公司的各種業(yè)務(wù)活動(dòng)中的權(quán)利和義務(wù),因此,各位務(wù)必將密碼保管好,就像保管你的銀行卡密碼一樣。不要將密碼泄露給別人,第一次登錄后立即修改密碼,使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)辦公結(jié)束后應(yīng)及時(shí)退出系統(tǒng),最好隔一段時(shí)間修改一下密碼,發(fā)現(xiàn)密碼泄露立即登錄系統(tǒng)修改密碼。
2)每天打開電腦進(jìn)入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)后,需要你辦理的各種業(yè)務(wù)會(huì)自動(dòng)推送到你面前,各位在辦理業(yè)務(wù)前先要審核一下該項(xiàng)業(yè)務(wù)流程是否合適、是否符合公司的各項(xiàng)規(guī)章制度,不要盲目的按確定按鈕,要知道,按了確定按鈕就簽署了你的意見,你就要對(duì)你的意見負(fù)責(zé)。
3)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)運(yùn)行后,大大減少了跟中辦公耗材的使用,比如打印紙、墨盒、碳粉等,除非是對(duì)外業(yè)務(wù)、需要打印成紙質(zhì)的才能辦理的業(yè)務(wù),因此各級(jí)管理人員要逐步減少辦公耗材的審批量。
4)懇請(qǐng)各位領(lǐng)導(dǎo)逐步減少紙質(zhì)版的審批,要求下屬人員電子化報(bào)送各種報(bào)告、材料。
3、辦公自動(dòng)化推行計(jì)劃
1)逐級(jí)批次發(fā)放用戶名和密碼,第一次登陸后修改密碼、檢查自己的辦公信息有無錯(cuò)誤,如有錯(cuò)誤報(bào)設(shè)備技術(shù)信息部改正。
2)先對(duì)各單位OA管理員進(jìn)行培訓(xùn),由管理員負(fù)責(zé)對(duì)各單位人員進(jìn)行培訓(xùn)。
3)計(jì)劃在2015年11月至2015年12月之間進(jìn)行辦公自動(dòng)化試運(yùn)行,完善各種功能,傳統(tǒng)的辦公方法和辦公自動(dòng)化辦公方法同時(shí)并存,為兩種辦公方法的過渡期。
4)2016年元月開始全面實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化,屆時(shí)將對(duì)各單位辦公自動(dòng)化推行工作進(jìn)行考核。

 

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